Потребность в закупке товаров определяется на основании ассортиментной матрицы ООО “'ГРИНрозница”, которая разрабатывается ответственными сотрудниками Компании исходя из формата торговых объектов, региональной расположенности магазинов, позиционирования торговой сети.
Компания может самостоятельно осуществлять поиск потенциальных поставщиков в случаях пересмотра ассортиментных матриц, если товары не предоставлены в торговых объектах, но потребность в них существует, либо представлены, но требуется расширение ассортимента категории, увеличение объемов поставок. В случаях, когда действующие партнеры-поставщики не надлежащее исполняют договорные обязательства. При возникновении у Компании потребности в поиске потенциальных поставщиков в иных случаях.
Поиск поставщиков осуществляется из открытых источников, либо ранее поступивших коммерческих предложений в Компанию.
Поставщики также могут самостоятельно инициировать сотрудничество с Компанией через отправку коммерческого предложения через сайт Компании.
- Перечень закупаемых Компанией продовольственных товаров, в отношении которых поставщики могут самостоятельно инициировать сотрудничество с Компанией через отправку коммерческого предложения, расположен по следующему адресу: Перечень товаров
Срок рассмотрения коммерческого предложения и принятия решения по нему составляет не более 14 рабочих дней со дня получения Компанией соответствующего запроса, при условии, что Поставщик оформил коммерческое предложение в соответствии с описанным выше порядком.
Компания оставляет за собой право увеличивать срок рассмотрения предложения до 30 календарных дней, в случае возникновения форс-мажора, технических сбоев в работе Компании, возникших сложностях проверки информации и оценки коммерческого предложения.
При возникновении необходимости увеличения срока рассмотрения коммерческих предложений, менеджер Компании об этом информирует Поставщика посредством электронной почты, указанной в коммерческом предложении, и указывает новый срок/дату рассмотрения предложения.
При получении аналогичных коммерческих предложений от одного и того же Поставщика, которые уже рассматривались и по которым предоставлялся ответ, Копания оставляет за собой право их повторно не рассматривать.
В случаях, когда по коммерческому предложению принято положительное решение по сотрудничеству, Поставщику необходимо в течение 5 рабочих дней с даты получения положительного решения Компании о сотрудничестве и предоставления Компанией проектов подлежащих подписанию документов (договор поставки, приложения к нему, ПСЦ) предоставить Компании оригиналы подписанных документов в двух экземплярах, а также надлежаще заверенные копии документов, необходимых для заключения договора поставки.
Сотрудничество с поставщиками начинается с тестового периода, который составляет не менее 3-х месяцев для продовольственных товаров и 6-ти месяцев для не продовольственных товаров.
В зависимости от специфики товарной категории, тестируемые товары могут размещаться на дополнительных местах продаж и на полках основной категории в рамках отведенной доли для тестирования товаров.
После окончания тестового периода в течение 7 (семи) рабочих дней Компания принимает решение о продолжении сотрудничества и размещении прошедшего тестирование товара на домашней полке сети либо об отказе от сотрудничества в отношении этого товара.
Решение принимается в соответствии с результатами АВС и XYZ-анализа продаж за тестовый период. Для возможности включения прошедшей тестирование позиции в товарную матрицу сети товар должен попасть в категорию АХ — товар, входящий в группу, которая приносит 60% товарооборота и 60% валовой прибыли.
Также при принятии решения о сотрудничестве с Поставщиком по итогам тестового периода Компания учитывает следующие моменты:
- соблюдение Поставщиком графика поставки в течение тестового периода;
- своевременное подтверждение заявки на поставку;
- исполнение сроков и объема поставки в соответствии с подтвержденной заявкой;
- количество случаев расхождений в подтвержденной заявке и товаросопроводительных документах по количеству товара, цене и качеству;
- количество случаев отказа в приемке (к примеру, в случае отсутствия санитарного паспорта на транспортное средство, осуществляющее поставку пищевых продуктов, или поставки товара с меньшим сроком годности, чем указано в договоре на поставку, или в случае отсутствия доверенности у водителя/экспедитора на право участия в приемке от имени Поставщика);
- качество рекламационной работы в случае выявления недостач по результатам приемки по количеству и качеству на торговом объекте;
- количество нареканий на качество товара от покупателей;
- количество случаев отказа Поставщика в работе по возврату и обмену товара в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
- иные условия, указанные в согласованном договоре на поставку.
В случае невыполнения Поставщиком условий договора поставки в течение тестового периода более 2 (двух) раз за месяц, тестовый период может быть прерван досрочно с последующим прекращением сотрудничества.
